Política de tratamiento de datos personales

Esta política cumple la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y demás normas colombianas de protección de datos personales.

1. Responsable del tratamiento

• Responsable: ControlVet 24/7
• Correo para datos personales: hola@controlvet247.com
• Sitio web: www.controlvet247.com
• Los datos de identificación del Responsable se entregan a quien los solicite por este correo.

2. Alcance: en qué casos somos Responsables y en cuáles Encargados

Somos Responsables de:

• Los datos de las personas que visitan nuestro sitio, piden una demo o nos escriben.
• Los datos de las clínicas y profesionales que contratan el servicio y de los usuarios de sus cuentas (nombre, correo, teléfono, cargo, tarjeta profesional, firma, datos de facturación).

Somos Encargados de:

• Los datos que cada clínica registra sobre sus clientes (propietarios de mascotas), sobre las mascotas y su historia clínica, y sobre su equipo. En estos casos la clínica es la Responsable: decide qué datos recoger y para qué, y debe contar con la autorización de sus titulares. Tratamos esos datos solo por instrucción de la clínica, según el Acuerdo de encargo de datos.

Si eres cliente de una clínica que usa ControlVet y quieres ejercer tus derechos, dirígete primero a esa clínica. Si nos escribes a nosotros, trasladaremos tu solicitud a la clínica y te informaremos.

3. Definiciones

• Dato personal: información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como el origen racial, la orientación política, las convicciones religiosas, la pertenencia a sindicatos, los datos de salud, la vida sexual y los datos biométricos.
• Titular: persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Responsable: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento.
• Encargado: quien trata los datos por cuenta del Responsable.
• Transmisión: comunicación de datos a un Encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del Responsable.
• Transferencia: envío de datos a otro Responsable, dentro o fuera de Colombia.

4. Principios

Aplicamos los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad previstos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012.

5. Datos que tratamos como Responsables

• Identificación y contacto: nombre, correo, teléfono, ciudad, nombre y NIT de la clínica.
• Datos profesionales: profesión, número de tarjeta profesional e imagen de firma, cuando los registras para firmar documentos.
• Acceso: correo e identificador de la cuenta; si entras con Google, recibimos tu nombre, correo y foto de perfil. Nunca vemos tu contraseña de Google.
• Facturación: datos para emitir facturas y registrar pagos. No almacenamos números completos de tarjetas.
• Uso y técnicos: dirección IP, tipo de dispositivo y navegador, fechas de acceso y registros de actividad para seguridad y auditoría.
• Comunicaciones: mensajes que nos envías por soporte, WhatsApp o correo.

6. Finalidades

1. Crear y administrar tu cuenta y prestarte el servicio contratado.
2. Verificar tu identidad, proteger la seguridad de la plataforma y prevenir fraudes o usos indebidos.
3. Dar soporte, atender solicitudes y enviarte comunicaciones necesarias sobre el servicio (cambios, facturación, incidentes).
4. Facturar, cobrar y cumplir obligaciones contables, tributarias y legales.
5. Responder solicitudes de demo o acceso anticipado y contactarte sobre ellas.
6. Enviarte novedades e información comercial de ControlVet, solo si lo autorizas; puedes retirarte en cualquier momento.
7. Elaborar estadísticas agregadas y anónimas para mejorar el producto.
8. Atender requerimientos de autoridades competentes.

7. Datos sensibles

No necesitamos datos sensibles de nuestros clientes para prestar el servicio. Cuando una función pida información de esa naturaleza, te lo indicaremos y responder será facultativo (artículo 6 de la Ley 1581 de 2012). No condicionamos ninguna actividad a que entregues datos sensibles.

La información clínica de las mascotas no es, por sí misma, un dato sensible de una persona, pero la tratamos con el mismo nivel de confidencialidad que la información de salud. Recomendamos a las clínicas no registrar datos sensibles de los propietarios (por ejemplo, condiciones de salud humanas o datos financieros) salvo que sea estrictamente necesario y cuenten con autorización explícita.

Más detalle sobre cómo protegemos la información en Seguridad y datos sensibles.

8. Niños, niñas y adolescentes

El servicio está dirigido a profesionales y empresas, no a menores de edad. No recolectamos intencionalmente datos de menores. Si una clínica registra datos de un menor (por ejemplo, como propietario de una mascota), debe hacerlo respetando su interés superior y con autorización de su representante legal, conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012.

9. Autorización

Solicitamos tu autorización de forma previa, expresa e informada mediante casillas de aceptación en el registro, en los formularios del sitio o por otros medios que permitan conservar prueba de ella. Guardamos la fecha y la versión de la política que aceptaste. No requerimos autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (por ejemplo, datos de naturaleza pública o requerimientos de autoridad).

10. Transmisión y transferencia internacional

Para operar usamos proveedores de tecnología que alojan o procesan información fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos. Con ellos tenemos condiciones contractuales que les obligan a tratar los datos solo para prestarnos el servicio y con medidas de seguridad adecuadas (artículo 25 del Decreto 1377 de 2013). Al aceptar esta política autorizas expresamente esta transmisión internacional.

Si quieres conocer el listado detallado de proveedores, pídelo en hola@controlvet247.com.

No vendemos ni alquilamos datos personales. Solo los compartimos con estos proveedores, con quien la ley o una autoridad competente lo exija, o con un eventual adquirente del negocio que asuma esta misma política.

11. Derechos del titular

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, tienes derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales.
2. Solicitar prueba de la autorización que nos diste.
3. Ser informado sobre el uso que damos a tus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), después de agotar el trámite de consulta o reclamo ante nosotros.
5. Revocar la autorización y pedir la supresión de tus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
6. Acceder gratuitamente a tus datos personales.

12. Cómo ejercer tus derechos

Escribe a hola@controlvet247.com indicando tu nombre, identificación, la solicitud concreta, tu dirección o correo de respuesta y, si actúas en nombre de otra persona, el documento que lo acredite. Este canal es atendido por el área de protección de datos de ControlVet.

Consultas

Las respondemos en un máximo de diez (10) días hábiles desde su recibo. Si no es posible, te diremos el motivo y la fecha de respuesta, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales (artículo 14 de la Ley 1581 de 2012).

Reclamos (corrección, actualización, supresión o incumplimiento)

• Si el reclamo está incompleto, te pediremos completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes. Si pasan dos (2) meses sin respuesta, entenderemos que desististe.
• Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a recibir el reclamo completo, marcaremos el dato con la leyenda «reclamo en trámite».
• Lo resolveremos en un máximo de quince (15) días hábiles, prorrogables por hasta ocho (8) días hábiles más, informándote el motivo (artículo 15 de la Ley 1581 de 2012).

13. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger la información contra pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado. Si ocurre un incidente de seguridad que afecte tus datos, te informaremos y lo reportaremos a la SIC cuando la ley lo exija. Ver Seguridad y datos sensibles.

14. Conservación

• Datos de la cuenta: mientras la cuenta esté activa y hasta treinta (30) días después de su terminación.
• Datos de facturación y contables: el tiempo que exijan las normas comerciales y tributarias (en general, diez años).
• Solicitudes de demo o contacto sin contratación: hasta dos (2) años, o antes si pides su supresión.
• Registros de seguridad: hasta un (1) año, salvo que se necesiten para atender un incidente o requerimiento.

15. Cookies

El uso de cookies y almacenamiento local se explica en la Política de cookies.

16. Vigencia y cambios

Esta política rige desde la fecha indicada al inicio. Las bases de datos estarán vigentes mientras se mantengan las finalidades descritas. Si hacemos cambios sustanciales, te avisaremos antes de aplicarlos por correo o dentro de la app y, cuando cambien las finalidades, pediremos una nueva autorización.