Acuerdo de encargo del tratamiento de datos

Este acuerdo es el contrato de transmisión de datos personales previsto en el artículo 25 del Decreto 1377 de 2013 (artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015). Forma parte de los Términos y condiciones y se celebra entre el Cliente (la clínica o profesional que usa ControlVet), como Responsable, y ControlVet 24/7, como Encargado.

1. Objeto y alcance

El Encargado tratará, por cuenta del Responsable, los datos personales que este o sus Usuarios carguen en ControlVet, únicamente para prestar el servicio contratado: almacenarlos, organizarlos, mostrarlos a los Usuarios autorizados, generar documentos, enviar los recordatorios y mensajes que el Cliente configure y hacer copias de respaldo.

Titulares y datos

• Propietarios de mascotas: nombre, documento, teléfono, correo, dirección, historial de citas, facturas y pagos, firmas en consentimientos.
• Mascotas: identificación, historia clínica, vacunas, fórmulas, resultados, imágenes y documentos.
• Equipo del Cliente: nombre, correo, rol, tarjeta profesional y firma.

2. Obligaciones del Responsable (la clínica)

• Obtener y conservar la autorización previa, expresa e informada de sus titulares para el tratamiento y para la transmisión de sus datos a ControlVet y a sus subencargados, incluida la transmisión internacional.
• Contar con su propia política de tratamiento de datos e informar a los titulares sus derechos.
• Atender las consultas y reclamos de sus titulares dentro de los plazos legales. ControlVet le dará las herramientas para consultar, corregir, exportar y eliminar la información.
• Cargar solo datos veraces, pertinentes y necesarios, y no registrar datos sensibles sin necesidad y sin autorización explícita.
• Gestionar los accesos de su equipo y retirar a quienes ya no trabajen con él.
• Reportar a la Superintendencia de Industria y Comercio los incidentes de seguridad cuando la ley lo exija, con el apoyo de ControlVet.

3. Obligaciones del Encargado (ControlVet)

• Tratar los datos solo conforme a las instrucciones del Cliente y a este acuerdo, y no usarlos para fines propios. Solo podrá generar estadísticas agregadas y anónimas que no identifiquen a titulares ni clínicas.
• Aplicar los principios de la Ley 1581 de 2012 y cumplir los deberes del artículo 18 de esa ley.
• Mantener medidas de seguridad técnicas y administrativas adecuadas, descritas en Seguridad y datos sensibles.
• Garantizar que su personal con acceso a los datos esté obligado a guardar confidencialidad, y que solo acceda cuando sea necesario para soporte o mantenimiento.
• No vender, ceder ni divulgar los datos a terceros, salvo a los subencargados autorizados o por orden de autoridad competente, caso en el que avisará al Cliente si la ley lo permite.
• Informar al Cliente, sin demora injustificada y a más tardar dentro de las setenta y dos (72) horas siguientes a confirmarlo, cualquier incidente de seguridad que afecte sus datos, con la información disponible para que el Cliente pueda cumplir sus deberes.
• Trasladar al Cliente las solicitudes de titulares que reciba directamente.
• Al terminar el servicio, permitir la exportación de los datos durante treinta (30) días y luego suprimirlos de sus sistemas activos; las copias de respaldo se eliminan en su ciclo normal de rotación.

4. Subencargados

El Cliente autoriza al Encargado a apoyarse en proveedores de las siguientes categorías, que procesan datos fuera de Colombia bajo obligaciones de confidencialidad y seguridad equivalentes a las de este acuerdo. El Cliente puede pedir el listado detallado de proveedores en hola@controlvet247.com. Si incorporamos una categoría nueva, la publicaremos aquí con antelación; si el Cliente no está de acuerdo, podrá terminar el servicio.

5. Responsabilidad

Cada parte responde por el cumplimiento de sus propias obligaciones. El Encargado no responde por tratamientos realizados sin autorización de los titulares cuando la obtención de esa autorización correspondía al Cliente. La responsabilidad del Encargado se sujeta a los límites de los Términos y condiciones, salvo dolo o culpa grave.

6. Vigencia

Este acuerdo rige mientras el Cliente use el servicio y hasta que se completen la devolución y supresión de los datos. Las obligaciones de confidencialidad continúan después.

Anexo: modelo de autorización para los clientes de tu clínica

Puedes usar este texto en tu formulario de ingreso, en un consentimiento firmado o al registrar a un cliente nuevo. Adáptalo con los datos de tu clínica y conserva la prueba de la aceptación.

Autorizo a [nombre de la clínica], identificada con NIT [NIT], para recolectar, almacenar, usar y suprimir mis datos personales y los de mi mascota con el fin de prestarle atención veterinaria, llevar su historia clínica, agendar citas, facturar y enviarme recordatorios de vacunas, desparasitaciones y controles por WhatsApp, correo o mensaje de texto. Entiendo que la clínica usa un software en la nube operado por terceros que pueden almacenar la información fuera de Colombia con medidas de seguridad adecuadas. Conozco que puedo conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de mis datos y revocar esta autorización escribiendo a [correo de la clínica], y que la política de tratamiento de datos está disponible en [enlace o lugar].